Lo que aprendí de la gestión de los horarios de las mujeres de alto poder

Estoy obsesionada con La teoría del Big Bang. Si no lo has visto, te lo recomiendo: mi novio y yo vemos uno o dos episodios cada noche y siempre nos reímos a carcajadas..

En un episodio reciente, Sheldon Cooper, interpretado por el absolutamente hilarante Jim Parsons, tiene horarios dobles. Promete a Howard y Leonard que pasará el día siguiente trabajando en un proyecto con ellos. Lo que había olvidado era que también se había comprometido a trabajar en un proyecto con Amy ese día. Como miembro de la audiencia, me deleité con la comedia que siguió. Como asistente ejecutiva de tiempo completo, me estremecí ante lo que solo se puede describir como mi peor pesadilla.

Durante los últimos tres años, he tenido la suerte de ayudar a algunas de las mujeres más rudas de Hollywood. He asistido a tres productores ejecutivos diferentes en los últimos tres años, y todos ellos han sido mujeres. En una industria dominada por los hombres, esto es una anomalía, por lo que me aseguré de captar todo lo que pueda de estas destacadas mujeres..

Como asistente, una parte clave de mi trabajo es administrar el calendario de mi ejecutivo. Algunos ejecutivos son más prácticos con sus horarios y otros prefieren que yo tome las riendas. La programación debe ser una tarea bastante sencilla, pero cuando se administran los horarios de las mujeres a las que se dirige en tres direcciones en un momento dado, la tarea requiere previsión, priorización y organización. Un buen horario hubiera salvado a Sheldon de su trágica doble reserva y la gripe resultante de ser destruida.

Aquí hay algunas lecciones importantes que he aprendido de la gestión de los horarios de las mujeres de alto poder..

Esta bien decir no.

No se sobre-programe usted mismo. Muchas veces, he sido demasiado ambicioso en mi propia programación. Organizaré reuniones de contactos, citas médicas y cenas con amigos e intentaré abarrotar todo en un día o una semana. Parte de una programación saludable es conocer tus límites y honrarlos. No eres bueno en una reunión si eres frito mentalmente. Si eso significa presionar un almuerzo dentro de unas semanas, entonces es mejor hacer eso que estar medio presente o pedir constantemente que reprogramen. Cuando empecé a programar almuerzos y cenas para mis jefes, otros asistentes me enviaban las próximas fechas disponibles de su jefe y faltaban tres o cuatro semanas. ¡No podía creer que estos ejecutivos no tuvieran una noche gratis para cenar durante un mes! Resulta que probablemente lo hicieron, pero sabían que llenar esa noche libre con otra cena solo provocaría un agotamiento o una cancelación para evitar el agotamiento. Es importante reconocer cuánto es demasiado.

Bloquear el tiempo para ti mismo.

Me han pedido en numerosas ocasiones que bloquee el tiempo por nada en particular. A veces, es solo tiempo libre para escribir. A veces, son cosas personales de las que no estoy al tanto. De cualquier manera, entro físicamente en sus calendarios y lo bloqueo, a veces, tan literalmente como escribir BLOQUEO en esa hora o dos horas. Al hacerlo, he consolidado ese tiempo como suyo y solo suyo. Esto es diferente a decir no a un almuerzo o cena. Esto está creando espacio proactivamente que está destinado para uso personal. Está bloqueando el tiempo para usted que no se llenará con una reunión o una cita o una llamada telefónica. Si nuestros horarios determinan el tipo de persona en la que nos convertimos, la reducción y el deterioro no son buenos para nadie. Lucho especialmente con la sensación de que siempre necesito estar ocupado. Programar el tiempo de inactividad es una buena manera de asegurarme de que estoy obteniendo lo suficiente para rejuvenecerme pero no demasiado cuando me siento perezoso o atrasado.

La codificación por colores y los calendarios compartidos son claves.

En mi calendario, ahora uso diferentes códigos de colores para diferentes actividades: trabajo, personal, familia, etc. Cuando Mike y yo nos comprometimos, configuramos un calendario compartido para nosotros, de esa manera, si me programo para algo, él Recibiré la notificación, y si él programa algo, yo también recibiré uno. Google Calendar y la aplicación de calendario iCloud tienen funciones muy simples para compartir el calendario. Cuando esté trabajando para programar un evento que involucre a dos o más personas, sugiero ingresar la fecha y hora discutidas en su calendario con HOLD en frente de este, incluso si no está confirmado. Por ejemplo, si usted y sus dos mejores amigos buscan preparar una cena para el jueves a las 7 pm, pero están esperando que el segundo amigo lo confirme, guárdelo en su calendario de todos modos. HOLD indicará que aún no está confirmado, pero también evitará que usted reserve otra cosa durante ese tiempo mientras espera que revise su correo electrónico.

Un calendario es necesario para el equilibrio y la productividad..

Un calendario es una herramienta maravillosa para ayudarte a mantener el equilibrio. ¿Cuáles son las áreas de su vida que necesitan atención? Al comienzo de cada semana (o cada mes, dependiendo de lo lejos que planifique), evalúe su calendario. ¿Dónde se está programando demasiado? ¿Dónde se está programando demasiado? Alguna vez alguien me dijo que los compromisos con los que llenamos nuestro calendario determinan el tipo de persona que queremos ser. Piénselo: si quiere tener una buena educación, inscríbase en clases o títulos avanzados e inserte los horarios de clase en su horario. Si quieres ser un buen amigo, establece citas con tus seres queridos y los honra. Si desea estar bien informado sobre todos los embarazos de Kardashian-Jenner, es probable que también programe tiempo para KUWTK. Haga una lista de todas las cosas que son importantes para usted, y luego encádalas en su agenda. También sugiero un horario de rutina, para ayudar a construir buenos hábitos. Solía ​​llamar a mi abuela todos los sábados. No quiere decir que no la llamaría en otras ocasiones durante la semana, pero todos los sábados, descolgué el teléfono para llamarla. La programación no solo se relaciona con el trabajo, sino que nos ayuda a convertirnos en la persona que queremos ser..

Utilizar notas y alertas..

Para cualquier persona que use el calendario de Apple, hay una sección en la parte inferior de NOTAS. También hay una opción para insertar una ubicación. Hazte un favor y comienza a tratar cada evento como su propia carpeta. Muchas veces, crearía un evento en mi calendario y luego necesitaría hacer referencia a correos electrónicos o mensajes de texto para encontrar una dirección o instrucciones de estacionamiento. Cuando comencé a administrar los calendarios de los ejecutivos, fue importante para mí incluir toda la información necesaria en el evento del calendario porque, por lo general, no tienen acceso a los correos electrónicos que se enviaron para programar la reunión / almuerzo / cena. Ha habido momentos en que mi ejecutivo está en la costa este, y todavía estoy en la costa oeste. Si tienen un evento a las 7 am EST, es probable que todavía esté durmiendo. Si tienen alguna pregunta sobre dónde ir y no pueden contactarme, ¡es probable que todos tengamos un mal día! Se volvió imperativo que incluyera toda la información relevante en el evento del calendario. Comencé a hacer esto por mí mismo, y ha simplificado y racionalizado mi organización de muchas maneras. Ya no tengo que buscar en los intercambios antiguos para encontrar lo que estoy buscando. Además, aproveche la función de ALERTA que ofrecen los diferentes calendarios. Siempre establezco recordatorios para que se activen un día antes de cualquier evento. Me hace pensar en el futuro y hacer los preparativos necesarios..

Sé realista en la planificación.

Todo el mundo solía decirme, LA es una ciudad de conducción. No entendí lo que eso significaba hasta que me mudé a Los Ángeles. Déjame decodificar: todos en Los Ángeles conducen a todas partes. Tienen que hacerlo, todo está extendido. Como resultado, LA es notoria por el tráfico. Debido a esto, he aprendido que tengo que considerar seriamente la hora del día al establecer reuniones. ¿Estoy poniendo a mi ejecutivo en hora punta? Si MapQuest informa el viaje a los treinta minutos, generalmente acumulo entre 45 minutos y una hora de viaje en cada dirección. Siempre es mejor dejar pasar el tiempo que programarse demasiado apretado y experimentar el estrés resultante, o peor, el peligro. Ser realista en la planificación es necesario para cumplir con los compromisos que usted asume. Soy una gran persona hogareña. Después del trabajo, todo lo que quiero hacer es ponerme el pijama y recargarme del día. Solía ​​preparar bebidas y reuniones de trabajo en red después del trabajo, y descubrí que las cancelaba regularmente. Sin embargo, cuando organizaba reuniones de café por la mañana, era mucho más probable que las siguiera. Sé realista sobre ti y tu entorno para aprovechar al máximo tu calendario.

La valoración retrospectiva es clave.

Al final de cada semana o cada mes, eche un vistazo a su calendario. ¿Cómo se calificaría usted mismo en sus hábitos de programación para ese mes? ¿Siguió adelante con todo lo que puso en su calendario? ¿En qué áreas era más probable que cancelara o reprogramara? ¿Había alguna razón para ser honesto consigo mismo? Es la mejor manera Para aprender tus propios hábitos. Recuerda: nuestro calendario puede determinar quién queremos ser, si lo permitimos. Si aprendemos a administrar eficazmente nuestro tiempo, podemos controlar nuestros horarios, en lugar de permitir que nuestros horarios nos controlen..

¿Cuáles son sus mejores consejos y trucos para administrar su apretada agenda?