Usted comienza a anotar su lista de tareas del día e inmediatamente comienza a sudar. No tienes idea de cómo podrás hacer todo esto.
Y la peor parte En su estado de pánico nublado, todo parece igual de importante y urgente. ¿Cómo puede esperarse que priorice efectivamente cuando absolutamente todo parece ser una prioridad?
Todos hemos estado allí. Nuestros días de trabajo se llenan, nuestras bandejas de entrada se llenan y nuestras listas de tareas pueden volverse rápidamente fuera de control. Cuando su plato está completamente lleno, se vuelve aún más difícil averiguar dónde debe comenzar..
Respira por un minuto. Si bien una lista de tareas abrumadora suele ser suficiente para acelerar su ritmo cardíaco, hay algunas preguntas lógicas que puede hacerse para comprender su carga de trabajo y desarrollar un plan estratégico de ataque..
Las mejores preguntas siguen la estructura de la Matriz de Decisión Eisenhower, una técnica de gestión del tiempo atribuida a una cita no verificada de Dwight Eisenhower. Este sencillo cuadro le ayuda a categorizar sus tareas y tareas por su urgencia e importancia..
Si quieres trazar la matriz por ti mismo, eche un vistazo. Pero, si prefieres no hacerlo, hacer estas cinco preguntas clave te ayudará a lograr un resultado final muy similar.
1. Lo que absolutamente hay que hacer hoy
Cuando ya te sientes estresado, puede ser tentador hojear tu calendario para saber qué hay en tu agenda para toda la semana o el mes. Crees que eso te ayudará a sentirte más por encima de las cosas, pero por lo general solo aumenta tu sensación de agobio..
La cosa es la siguiente: cuando estás abrumado, la presentación que debes hacer en dos semanas o el gran informe que debe ser finalizado para fin de mes probablemente no sea lo más urgente de tu plato..
En su lugar, necesita dar un paso atrás y mirar solo hoy. ¿Cuáles son los elementos más urgentes en su lista de tareas pendientes? ¿Qué necesita absolutamente para lograr en las próximas ocho horas?
2. ¿Cuáles de estas tareas urgentes son las más importantes?
Ahora que tiene una lista de sus tareas más urgentes, es hora de averiguar cuáles de estas son las más importantes..
Pero, todos son importantes! estas pensando ahora ¡Es por eso que están todos en mi lista de tareas! Claro, aún querrás hacer esas cosas con el tiempo, pero ahora mismo debes centrarte en las cosas que son más importantes..
Considere qué tareas tendrán consecuencias si no las completa al final del día. ¿Sostendrá un proyecto grupal? Lo reprenderá su jefe. Daña la relación con un cliente
Pensar en términos de consecuencias puede parecer un poco aterrador. Sin embargo, también lo ayudará a determinar qué tareas pertenecen realmente a ese cuadro Urgente e Importante, cuáles son las cosas con las que querrá comenzar de inmediato..
3. ¿Se puede delegar alguna de estas otras tareas urgentes?
Cuando haya eliminado esos elementos importantes, es posible que aún le queden algunas otras tareas urgentes. Deben terminarse lo antes posible, pero tampoco los considera hacer o morir..
Dado que no les asignó una gran cantidad de importancia, a menudo se trata de tareas pequeñas y sin sentido. Tal vez sean cosas como devolver una llamada telefónica o un correo electrónico o completar su informe de gastos para el departamento de contabilidad al final del día.
Para estas cosas que caen en el cuadro Urgente y no importante, piense si puede delegarlas o automatizarlas o no..
¿Hay alguien más en tu equipo que pueda quitar esto de tu plato hasta que vuelvas a poner tus pies debajo de ti?
Advertencia justa: Es posible que no puedas resolverlo de inmediato. Cuando ya está enterrado, es probable que no desee dedicar horas para reencaminar su trabajo. Sin embargo, aún vale la pena pensar un poco en caso de que pueda mejorar considerablemente su carga de trabajo en el futuro..
Para las cosas urgentes pero sin importancia que permanecen en su lista Abordarlas inmediatamente después de las tareas importantes y de presionar el tiempo que designó, de esa manera puede manejar todas las cosas más sensibles al tiempo primero.
4. ¿Qué tareas son importantes, pero no necesariamente urgentes?
Ahora, con las cosas más urgentes separadas, es hora de echar otro vistazo a su lista de tareas pendientes y sacar las cosas que son importantes, pero no necesariamente deben hacerse de inmediato..
Es probable que estas sean las cosas más grandes que tienes en la tolva. Son proyectos y tareas en los que debes progresar constantemente, por lo que no tienes que lidiar con esa crisis de tiempo estresante justo antes de la fecha límite..
Pero, lograr eso requiere un poco de pensamiento y planificación. Por lo tanto, para las tareas que terminan en su cuadro No Urgente e Importante, planifique un tiempo para trabajar en esas cosas en su calendario. Establezca algunos mini hitos y fechas límite autoimpuestas para mantenerse en el camino.
De esa manera, no sientes que simplemente estés sacando a la luz esos proyectos para el día, en lugar de eso, los estás priorizando en consecuencia.
5. ¿Se puede eliminar cualquier tarea por completo?
Ser capaz de eliminar algo de tu lista de tareas por completo es el sueño de cualquiera que se sienta tenso..
Piensa que es imposible. Bueno, si tienes algunas tareas pendientes en tu lista que categorizarías como No urgente y No importante, es muy probable que esos elementos se puedan eliminar de la lista de tareas por completo..
A menudo, continuamos haciendo ciertas tareas por costumbre y no por necesidad. Afortunadamente, la matriz de decisiones lo ayudará a identificar instantáneamente cualquier cosa que pueda quitarse de su plato.
Priorizar siempre puede ser un desafío, pero se vuelve especialmente difícil cuando todo parece ser una prioridad. Afortunadamente, estas preguntas pueden ayudarlo a clasificar todas sus tareas y tareas pendientes, y determinar qué se debe incluir en la parte superior de su lista..