Te sientas en tu computadora, tomas tu bloc de notas favorito y comienzas a anotar una lista de tareas para el día: responde a ese correo electrónico; comprobar el progreso de un proyecto existente; contáctese con una nueva conexión; ¡está terminando de revisar (y enviar!) una tarea enorme.
Y antes de que te des cuenta, te quedas sin papel, pero sabes que todavía hay mucho por hacer. Y ahora, en lugar de ver su lista de tareas pendientes como algo para impulsar la productividad, mantenerlo organizado y, de hecho, ayuda Tú, sientes que solo se trata de atraparte..
¡Todos hemos estado allí! Comenzar a esa lista aparentemente interminable no es divertido, especialmente cuando hay mucho que lograr, ni siquiera se puede determinar cómo y dónde comenzar. ¡Pero aún no estamos en pánico! Aquí hay seis consejos para ayudarle a priorizar su lista de tareas, incluso cuando su carga de trabajo parece completamente inmanejable..
1. Escribe solo lo que necesariamente para hacer.
Este punto parece dolorosamente obvio. Pero, si eres como yo, tu lista de tareas pendientes siempre (de alguna manera) se convierte en un vertedero. Es donde se anotan todos esos tidbits aleatorios que aparecen en tu cabeza, ya sea un libro nuevo para leer o una idea para un proyecto a largo plazo en el que quieras comenzar pronto..
Antes de que te des cuenta, la lista que se suponía debía mantenerte enfocado paraun día Ahora es un documento que detalla los recordatorios para los próximos meses. Así que ahora, simplemente te estoy poniendo más nervioso y estresado, en lugar de ayudarte a ver una instantánea rápida de las cosas que deberías estar robando hoy.
Aún puede seguir adelante y anotar todas esas pequeñas cosas que necesitan encontrar su camino fuera de su cerebro y en papel. Pero, después de hacer eso, comience una lista de tareas por separado solo para las próximas 24 horas. Te ayudará a sentirte menos abrumado y mucho más tranquilo..
2. Reconocer la diferencia entre urgente e importante..
Y ahora enfóquese: Aunque no siempre se siente así, hay una gran diferencia entre lo urgente y lo importante. Entonces, cuando intente salir de una pila de tareas ridículamente grande, céntrese únicamente en el urgente unos, incluso si eso significa dejar cosas importantes colgando en su lista para el día siguiente.
Cuando intente salir de una pila de tareas ridículamente grande, debe concentrarse únicamente en las urgentes.
Con una lista de tareas ya reducida (ver paso 1), tiene un buen comienzo para reconocer lo que necesita lograr. Pero ahora te desafío a llevar un peine de dientes finos a esa lista existente. Para cada elemento de acción, pregúntese: ¿Es absolutamente necesario que esto se haga mañana a la mañana?
Esto te ayudará a separar las cosas que absolutamente necesitar para terminar con las cosas que realmente querer para hacer Cuando ya estés presionado por el tiempo y los recursos, enfócate solo en los barebones. Las cosas que no tienen una fecha límite urgente deben eliminarse de inmediato. (Agréguelos a la lista de desbordamiento, no a su lista de tareas pendientes de hoy).
3. Lote tareas similares juntas.
Proyecto saltando, todos somos culpables de ello. Responde un correo electrónico, avanza un poco en un proyecto, responde a otro correo electrónico y luego vuelve a dicho proyecto. Si estas trabajando difícil-pero estas trabajando realmente inteligente Cambiar de marcha constantemente a menudo puede ser una distracción, lo que dificulta que puedas mantener el enfoque y tachar tareas enteras de tu lista de tareas pendientes..
Aquí es donde entra en juego el concepto de lotes. Numerosos expertos en productividad han afirmado que agrupar tareas similares en lotes puede aumentar significativamente la productividad. Entonces, dirección todos de esos correos electrónicos persistentes, y luego continúe con su proyecto más grande. Notarás un aumento en productividad y enfoque.
4. Utilizar la técnica Pomodoro..
¿Has oído hablar de la técnica de Pomodoro? Si caes fácilmente en la trampa de la distracción, esto puede ayudarte a permanecer en la zona. Básicamente, divide tu jornada laboral en trozos. Trabajas durante 25 minutos y luego tomas un descanso de cinco minutos. Y ese ciclo completo se llama la técnica de l'Pomodoro..
Tomar descansos puede parecer contrario a la intuición cuando su agenda ya está llena. Sin embargo, este sistema de administración del tiempo funciona al inculcar un sentido de urgencia. Estás motivado para hacer todo el trabajo posible en esos 25 minutos. Es un gran truco para ser más intencional con tu tiempo.!
5. Calcule su tiempo.
Todos comenzamos nuestros días de trabajo con las mejores intenciones. Y, sí, ser demasiado ambicioso con su lista de tareas pendientes puede parecer una buena idea en teoría. Pero, por lo general, significa que usted puede terminar el día frustrado.
Ser demasiado ambicioso con tu lista de tareas pendientes parece una buena idea en teoría. Pero, por lo general, significa que usted puede terminar el día frustrado.
Es por esta razón que debe asignar estimaciones de tiempo. Al lado de cada tarea, anote cuánto tiempo cree que tomará ese artículo en particular. Luego, haga algunos cálculos simples y agregue todo, incluyendo al menos una hora de tiempo de amortiguación para obstáculos inesperados. Si esas estimaciones se suman a un número ridículo, debe priorizar seriamente sus artículos o trabajar un día extra largo para lograrlo..
Este ejercicio te ayuda a ser realista con lo que debes completar. Además, le permite obtener un control proactivo sobre si se va a perder o no una fecha límite. Esto significa que puedes adelantarte al problema y encerrar a las personas necesarias sobre el posible retraso, en lugar de pedir perdón cuando te has perdido la marca..
6. Solo empieza.
Sin duda, los consejos anteriores pueden ser útiles cuando se trata de abordar una carga de trabajo abrumadora. Pero, a veces, lo mejor es simplemente respirar profundamente y comenzar..
Por supuesto, usted desea atacar su lista de tareas de una manera tan metódica y estratégica como sea posible, no quiere perder tiempo innecesariamente al saltar de un proyecto a otro. Sin embargo, también debe evitar caer en la trampa opuesta: si pasa tanto tiempo descubriendo cómo para comenzar en tu lista de tareas pendientes, terminas desperdiciando el tiempo-tiempo que pudiste haber usado para tachar unos pocos minutos..
Entonces, en última instancia, utilice su mejor criterio cuando se trata de administrar responsabilidades y asignaciones. Después de todo, nadie conoce su estilo de trabajo (o su lista de tareas pendientes, por cierto) tan bien como usted..