Mi peor Espacio de oficina El momento implicó sentarse en un cubículo con algunos compañeros de equipo, mientras uno literalmente leyó una presentación en powerpoint impresa. Cuando finalmente miré mi reloj discretamente debajo de la mesa, me di cuenta de que ya habían pasado 20 minutos de nuestro tiempo asignado, y aún así no tenía idea de quién estaba haciendo qué, por cuándo o por qué. Frustrado, me dirigí a dos mentores y les hice una sola pregunta: ¿cómo terminar una reunión a tiempo?
Mi compañero de trabajo masculino me miró sorprendido y dijo sin rodeos: "Uh, puse mi teléfono en la mesa y dije que no nos queda tiempo". Mi colega, por otro lado, asintió con cansancio. Es difícil interrumpir sin ser grosera, dijo. Intento anotar verbalmente cuando quedan 15 minutos para hacerlo menos incómodo.
Ahora, sin ahondar en las diferencias de género prominentes en sus dos respuestas o ponerse en contacto con mi caja de jabones de hombres en el lugar de trabajo, creo que todos podemos estar de acuerdo en que las reuniones pueden ser formas de colaboración y conversación increíblemente productivas y útiles O lo peor pérdida de tiempo. Pero mantener a las personas en la pista y en el reloj requiere un poco de práctica. Aquí hay 5 consejos para terminar exitosamente una reunión a tiempo.
1.Estick a 30 minutos
Aprendí esta regla general de oro hace años, y todavía no me ha fallado. Cuando esté organizando una reunión, dedíquese 30 minutos, ni más ni menos. Por qué Porque las personas casi siempre agotan el tiempo que se les da. Si se trata de una reunión de 60 minutos, las personas seguirán hablando de la necesidad de llenar el espacio y basándose en la suposición de que la conversación necesita cada minuto. Esto podría ser cierto, pero es generalmente no.
La belleza de este consejo es que siempre puedes organizar otra reunión.. ¡Siempre! En serio, sin embargo, en esa primera media hora rápidamente descubrirás si realmente hacer necesita más tiempo para hablar o si es mejor que se envíen correos electrónicos más tarde, o más. Puede descubrir, como lo hice yo, que en un plazo más corto, las personas tienden a ser más eficientes e intencionales. (Yo incluido). ЯTambién! Puedes terminar una reunión temprano. Loco, lo se.
2. Invitar a las personas adecuadas
Al principio de mi carrera, me senté en muchos, muchos, muchos Reuniones donde me preguntaba por qué estaba allí. Sentí demasiado miedo de hacer esa pregunta en voz alta, por temor a parecer un jugador de equipo mediocre o parecer poco profesional, pero luego me di cuenta de la frecuencia con que las reuniones se alargaban porque demasiada gente estaba en silencio o una persona parecía estar dominando el diálogo..
La gente te invitará a reuniones para mantenerte conectado, pero eso no significa que tengas que asistir. Si no estás agregando valor, no debes estar en la mesa..
Finalmente, comencé a hacer la misma pregunta de una manera diferente: ¿cuál es mi función en esta reunión?, inmensamente. Al menos un tercio del tiempo, la otra persona hizo una pausa, inclinó la cabeza hacia un lado y dijo: "Usted sabe lo que realmente puede omitir". Estamos bien. Los otros dos tercios del tiempo, recibí claridad sobre cómo podría contribuir a la conversación, lo que hizo que la reunión fuera mucho mejor..
Lo diré despacio pero con énfasis: la gente lo invitará a las reuniones para ser amable o para mantenerlo informado, pero eso no significa que tenga que asistir. Mi teoría es que si no estás agregando valor, no deberías estar en la mesa; Si parece una pérdida de tiempo, probablemente lo sea, y tiene permiso para rechazar. Esto es válido para cada persona en una reunión, ya sea que usted sea el invitador o el invitado: si pide a las personas adecuadas que estén presentes y participen, las posibilidades de un diálogo productivo y directo son infinitamente más altas..
Fuente: @rebeccataylornyc
3. Siempre solicite una Agenda
No puedo decirle a cuántas reuniones he asistido con descripciones vagas, tales como Discutir el plan de comunicación y Hacer una lluvia de ideas de contenido sin una agenda que abordar. Efectivamente, más adelante, se ha hablado bastante con resultados muy poco útiles. Estas reuniones sin rumbo tienden a ser los peores infractores en términos de gestión del tiempo..
Lo complicado de las reuniones en general es que con frecuencia son para obra o planificación. Es importante saber en qué tipo se encuentra el suyo, para que pueda prepararse en consecuencia. Sin una agenda para una reunión de intercambio de ideas, por ejemplo, es probable que las personas se presenten asumiendo que el tiempo se invierta en hablar sobre ideas, no necesariamente presentando las que ya han encontrado..
No necesariamente tiene que enumerar todos los detalles, y algunas veces no tiene sentido meterse demasiado en las malezas, pero al menos tómese el tiempo para considerar un esquema suelto para guiar al grupo. Proporcionar una agenda, o leerla de antemano, crea una conciencia que ayuda a todos a priorizar los objetivos y resultados para ese intercambio en particular.
4. Saber quién está haciendo qué y cuándo
En cada reunión e interacción en un proyecto, haga una pausa y tómese un momento para identificar algunos detalles clave: quién es responsable de cuáles son los objetivos del trabajo que se realiza, qué tipo de marco de tiempo marca el ritmo, quién está tomando notas, etc..
Sea específico sobre cómo hacer avanzar los proyectos, incluso en medio de una conversación. Es realmente fácil para las personas avanzar a toda velocidad sin responder a estas simples preguntas, y parte de ser un líder significa ser el que aclara cuando es necesario y ayuda a mantener a todos, incluso a usted mismo en el camino correcto..
5. Designar un facilitador
En esa misma nota, ¿alguna vez has estado en una reunión en la que la conversación parece dar vueltas y vueltas a ninguna parte? También a mí. Puede ser útil elegir a alguien para facilitar comentarios, que puede ser tan simple como prestar atención al ritmo y las cadencias de las interacciones. Si usted es el facilitador, funcionaría así: observa que alguien en su equipo siempre se queda callado, por lo que solicita su opinión; Del mismo modo, si los colegas se quedan sin trabajo o se interrumpen, se les da la vuelta para ayudarlos a hacer espacio para su punto de vista..
Por encima de todo, ten cuidado con los ninjas que se encuentran. No te rías, hablo en serio. Estos son reales, y los conoces: el chico hace chistes constantes, la chica cotillea sobre su fin de semana, el jefe que se queja de los plazos locos, el gerente se pone a tono cada dos segundos con una opinión. Los ninjas de reunión son técnicamente inofensivos, considerando que a menudo son personas de opinión fuerte que están ansiosos por agregar sus dos centavos sobre, bueno, todo. Sin embargo, si no lo eres, hackearán al 100% tu cuidada agenda para su propio beneficio, lo que se traducirá en un precioso tiempo perdido en temas de conversación que no son una prioridad.
La buena noticia es que puede interrumpir cortésmente frases con frases como: Me encantaría volver al grupo o Nos estamos desviando un poco, pero parece que hemos acordado o Lo que estoy escuchando es que hay Un problema con respecto a XYZ. Si hay spin-off prevalecientes, entonces esos temas no son tangentes, son cosas que deben abordarse en otro momento.
La línea de fondo No tenga miedo de establecer pautas sobre cómo respetar el tiempo de todos.