Día de impuestos se acerca rápidamente. Ser propietario de un negocio es maravilloso de muchas maneras, pero viene con su propio conjunto de desafíos únicos; Los impuestos son uno de ellos. Atrás quedaron los días de las retenciones simples y la presentación de 1040ez. Ahora abordamos las deducciones detalladas, la depreciación, los gastos comerciales y el seguimiento de millas. ¡Pero no deje que esto le impida realizar su sueño de ser dueño de su propio negocio! Con unas pocas herramientas simples y una ligera modificación en su rutina habitual, el 15 de abril ya no será una fecha temida!
Mantenerse organizado es la clave para reducir el estrés en la temporada de impuestos. La mezcla de recibos y documentos en el último minuto solo lo empeora. Aquí hay algunas ideas que pueden ayudarlo a mantenerse organizado, maximizar sus deducciones, reducir la posibilidad de auditoría y respirar un poco más fácilmente durante el período de impuestos:
Separar los negocios del placer.
La forma más fácil de mantener los gastos personales separados de los gastos comerciales es mantener cuentas financieras separadas (tanto cuentas bancarias como tarjetas de crédito). Si no está completamente a punto de abrir una segunda cuenta bancaria, considere, como mínimo, llevar dos tarjetas de crédito: una para empresas y otra para uso personal. Esto puede ser una ventaja adicional al personalizar su tarjeta con una imagen o logotipo que representa su negocio. Muchas instituciones le permiten cargar una imagen para agregar su tarjeta de crédito o débito; Considera utilizar esta función para comercializar tu negocio..
Captura de recibos
Para aquellos de ustedes que están almacenando recibos en una caja de zapatos, ¡prepárense para eliminar el desorden! La tecnología avanza más rápido de lo que la mayoría de nosotros podemos mantener. Afortunadamente, el IRS se ha subido al carro y está aceptando documentación digital para deducciones y gastos detallados. Existen muchas aplicaciones para teléfonos inteligentes disponibles que le permiten capturar una imagen de su recibo y agregar anotaciones, categorías, asignaciones de clientes, etc. Dos de las más versátiles, fáciles de usar y completas son Expensify * y Expen $ er **. Ambas aplicaciones le permiten capturar una imagen de un recibo, agregar comentarios y exportar información a informes útiles. Para aquellos que entretienen a los clientes y tienen gastos relacionados, estas aplicaciones permiten comentarios sobre lo que se discutió durante la reunión. Esto es muy importante si está cancelando estos gastos..
Maximiza la deducción para tu home-office.
Si tiene una oficina en casa, es elegible para deducciones significativas. El IRS permite la deducción de ciertos gastos del hogar según el porcentaje de espacio que ocupa su oficina dentro de su hogar. La recomendación es medir las dimensiones exactas de su oficina para calcular los pies cuadrados. Asegúrese de documentar esto con un boceto o una imagen anotada con las dimensiones. Una vez que haya calculado el espacio, puede aplicar este porcentaje a su pago de alquiler / hipoteca y a ciertas utilidades.
Simplifica el uso de tu teléfono.
Esto puede parecer un artículo tan obvio, pero varias personas me han preguntado cómo detallar mi teléfono como un gasto comercial, dado que también es un artículo de uso personal. La forma más fácil y mejor que he encontrado es elegir tres meses del año y revisar las facturas telefónicas correspondientes, destacando las llamadas telefónicas personales frente a las comerciales. Algunos proveedores de telefonía celular ofrecen una factura de teléfono exportable (a una hoja de cálculo de Excel) que le permitirá manipular la información para calcular el uso del teléfono. De lo contrario, saca la calculadora y comienza a agregar. Puede usar estos números para proyectar un uso promedio para el año. Si se solicita una auditoría, mantenga estas facturas a mano con sus anotaciones para respaldar su deducción.
Kilometraje de la pista
Si usa su vehículo para fines comerciales, se le permiten ciertas deducciones basadas en su uso. El IRS otorga dos opciones: deducir los gastos reales o deducir el millaje por uso comercial. En mi experiencia, las segundas opciones producen la mayor deducción y, créanlo o no, es más fácil de rastrear. Dependiendo de lo detallado que esté, puede mantener un registro de su vehículo y hacer un seguimiento de su odómetro al comienzo y al final de cada viaje relacionado con su negocio. Otra opción es usar una aplicación de rastreo de millas en su teléfono inteligente (hay un millón por ahí, todas con las mismas características y funcionalidades. En lugar de enumerarlas todas, le recomiendo probar algunas hasta que encuentre la que más le convenga). Este método también requiere que usted registre las lecturas de su odómetro, pero también le permite guardar direcciones frecuentes para que pueda agregar fácilmente viajes regulares. Para mí, utilizo un enfoque promedio: mantengo un calendario digital donde agrego reuniones y salidas relacionadas con negocios. La clave es capturar la lectura del odómetro antes de comenzar este proyecto. Al final del mes, vuelvo y calculo la distancia de ida y vuelta para cada entrada y comparo esa cifra con el uso total. Nuevamente, si puede hacer esto durante tres meses (ya sea consecutivo o no), le proporciona un porcentaje bastante exacto de uso comercial / personal. Además de poder escribir sobre los gastos del vehículo, el millaje es otro gran elemento deducible!
Organizar citas y gastos relacionados para posterior referencia.
Como mencioné anteriormente, mantener un calendario separado para TODAS sus citas / viajes / diligencias / etc. relacionados con el negocio, hará su vida mucho más fácil para futuras referencias y especialmente para la preparación de impuestos. Si alguna vez hay alguna pregunta sobre a dónde fue o a quién vio, llevar un registro de cada actividad como una entrada del calendario resolverá tantos problemas. En mi práctica, incluso utilizo estas entradas para capturar millas recorridas, notas sobre el evento y una nota sobre cualquier gasto en el que se haya incurrido debido al evento (es decir, temas de discusión durante una comida de negocios). Mantener todo en un solo lugar definitivamente reduce el caos y la confusión que puede surgir durante la temporada de impuestos.
Preparar impuestos nunca es un proyecto divertido. Crear un plan para ti mismo para mantenerte organizado y hacer un seguimiento de tus gastos comerciales hará que este proceso sea mucho más fácil al final. Mantente a la vanguardia del juego investigando cuidadosamente tus deducciones disponibles. Hay tantos recursos disponibles para trabajadores por cuenta propia y propietarios de pequeñas empresas. La Administración de Pequeños Negocios (sba.gov) es una excelente fuente para encontrar más información sobre la declaración de impuestos; Incluso recomendaciones para profesionales de impuestos locales que pueden ayudar.
Para obtener más soluciones sobre cómo mantenerse organizado y ser eficiente, no dude en contactarme en [email protected].
La columnista Jessica Baggot vive cerca de San Francisco, California y trabaja como consultora independiente de desarrollo organizacional. Se especializa en consultoría de eficiencia y productividad, ayudando a las pequeñas empresas a reenfocar sus esfuerzos para aumentar los ingresos. Jessica asistió a la Universidad de California en Davis, donde Estudió psicología y relaciones internacionales..